近年來(lái)，國(guó)家檔案局相繼出臺(tái)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》等系列與電子檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

如何做好電子檔案的移交與接收工作呢？本文可供參考～

?電子檔案移交和接收的準(zhǔn)備工作

1.明確移交和接收主體

根據(jù)規(guī)定，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案，撤并單位應(yīng)向接管單位或同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，集團(tuán)企業(yè)下屬單位應(yīng)向企業(yè)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)移交。各級(jí)移交單位和接收單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案的移交和接收職責(zé)，由各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交和接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.規(guī)范移交和接收范圍

屬于國(guó)家綜合檔案館或接收單位規(guī)定的接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向國(guó)家綜合檔案館或接收單位移交。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)是對(duì)于移交單位較為重要的，同時(shí)具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子檔案。在移交電子檔案的同時(shí)，與電子檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)、特殊讀取軟件等內(nèi)容也應(yīng)一并移交。

3.確定移交和接收時(shí)間

根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》規(guī)定，電子檔案應(yīng)當(dāng)自形成之日起5年內(nèi)進(jìn)行移交，對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。對(duì)于涉密電子檔案的移交時(shí)間，暫無(wú)明確規(guī)定，但一般均從嚴(yán)執(zhí)行。對(duì)于移交和接收頻率，可以采用定期或?qū)崟r(shí)的方式。定期即固定一段時(shí)間進(jìn)行移交和接收，如每年一次；實(shí)時(shí)即電子檔案產(chǎn)生后或產(chǎn)生后不久就進(jìn)行移交和接收。一般而言，采用定期的方式能夠節(jié)約傳輸成本。

4.選擇移交和接收方式

電子檔案移交和接收有離線(xiàn)和在線(xiàn)兩種方式，離線(xiàn)方式是指移交單位采用光盤(pán)、磁盤(pán)等介質(zhì)存儲(chǔ)電子檔案并向接收單位移交；在線(xiàn)方式是指移交單位通過(guò)與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)或交換平臺(tái)傳輸電子檔案數(shù)據(jù)。有條件的單位可采取在線(xiàn)方式移交和接收，如使用專(zhuān)網(wǎng)的電子公文交換平臺(tái)等。

5.建立移交和接收平臺(tái)

對(duì)于接收單位來(lái)說(shuō)，要便捷、準(zhǔn)確、安全地接收和保管來(lái)自眾多移交單位的電子檔案，工作量是非常大的。建立電子檔案移交和接收平臺(tái)顯得非常有必要。通過(guò)該平臺(tái)，可以同時(shí)完成電子檔案的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作，既可以提高電子檔案移交和接收工作的效率，又可以確保電子檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全。

?電子檔案移交和接收的過(guò)程

1.組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)

根據(jù)規(guī)定的電子檔案移交范圍，組織相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)，并按照固定形式和要求對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使之符合接收單位的要求。若采用離線(xiàn)移交，則使用光盤(pán)或其他介質(zhì)，按照相應(yīng)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和格式要求進(jìn)行轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，并貼上相應(yīng)標(biāo)簽。過(guò)程中應(yīng)檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，包括電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息是否與形成時(shí)的原始狀況一致，電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等是否缺損；電子檔案數(shù)據(jù)是否能夠識(shí)別有效、存儲(chǔ)可靠、載體完好等。

2.移交和接收電子檔案數(shù)據(jù)

不管移交單位采取離線(xiàn)方式還是在線(xiàn)方式移交電子檔案，接收單位都應(yīng)首先對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，包括數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整齊全、描述準(zhǔn)確、編目規(guī)范、手續(xù)完備，對(duì)于特殊格式的電子檔案，核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。對(duì)于離線(xiàn)移交的，還應(yīng)檢查存儲(chǔ)載體外觀是否完好清潔、無(wú)劃痕、無(wú)損壞、無(wú)病毒。之后才能與接收單位辦理交接手續(xù)，雙方填寫(xiě)《電子檔案移交與接收登記表》，完成交接工作。

3.著錄和保存電子檔案數(shù)據(jù)

接收單位接收了電子檔案數(shù)據(jù)并不意味著移交過(guò)程就此結(jié)束，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)和有效利用，接收單位還需要對(duì)接收的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，建立目錄或全文數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查找和利用；遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)，將電子檔案向其他系統(tǒng)中遷移或在其他存儲(chǔ)設(shè)備中備份，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。

?電子檔案移交過(guò)程中的注意事項(xiàng)

1.處理好保密與解密的關(guān)系

在電子檔案的移交和接收過(guò)程中，要注意處理好保密與解密的關(guān)系，應(yīng)采取“非密的要積極移交，涉密的要妥善移交”的策略。對(duì)于不涉密或已經(jīng)解密的電子檔案，凡是符合移交要求的，有長(zhǎng)期保存價(jià)值的，都應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地進(jìn)行移交和接收。但是對(duì)于涉密的電子檔案，應(yīng)在符合國(guó)家有關(guān)保密安全的要求下，嚴(yán)格按照涉密信息和涉密載體的管理要求進(jìn)行移交和接收工作。若保密條件不成熟，則應(yīng)暫緩涉密電子檔案的移交和接收工作。

2.確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性

由于電子檔案自身特點(diǎn)和存儲(chǔ)環(huán)境的特殊性，使其在真實(shí)性、完整性和有效性方面容易受到破壞，影響電子檔案的利用價(jià)值。因此，在移交和接收過(guò)程中，應(yīng)特別注意對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性和有效性的檢驗(yàn)，做到“移交前要檢查，接收后要驗(yàn)證，定期遷移和轉(zhuǎn)換”。即在移交前，移交單位應(yīng)檢查電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性；移交和接收過(guò)程中，接收單位也需要對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后才能接收；在保管過(guò)程中，還應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換，以確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀。

3.不斷探索新技術(shù)在接收和移交中的應(yīng)用

電子檔案的移交和接收是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，需要持續(xù)穩(wěn)定的投入。隨著移交的電子檔案越來(lái)越多，容量越來(lái)越大，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備和傳輸通道的要求也越來(lái)越高。另外，為了安全有效保管接收來(lái)的數(shù)據(jù)，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和容災(zāi)系統(tǒng)，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期狀態(tài)監(jiān)控、維護(hù)、軟硬件更新和升級(jí)，這些工作對(duì)于一般檔案接收單位來(lái)說(shuō)將是一筆不菲的開(kāi)支。這需要我們不斷采用新技術(shù)來(lái)提高電子檔案移交和接收工作的效率，同時(shí)減輕成本壓力。

參考文獻(xiàn)與資料：

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編輯：邵蕰琪